Gestión adminstrativa y control

Actualmente las herramientas tecnológicas son indispensables para apoyarnos en los diferentes procesos administrativos por los que una empresa va pasando para crecer.

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Gestión adminstrativa y control

Gestión administrativa y control

Sistemas de control de gestión

Los sistemas de control de gestión en la mayoría de las organizaciones son construidos en torno a indicadores y metas financieras que tienen poca relación con el progreso en el logro de los objetivos estratégicos de medio y largo plazo. Estos sistemas de control de gestión tradicionales no ayudan a contrarrestar la natural tendencia de las organizaciones a no “accionar” los objetivos de largo plazo con la misma intensidad y oportunidad que los de corto plazo. De esta manera, el énfasis que las organizaciones colocan en sus objetivos financieros de corto plazo genera una brecha entre el desarrollo de la estrategia y su implementación.

Por lo tanto, la supervisión de una empresa consiste en comparar lo planeado en términos de objetivos con lo realizado en la operación cotidiana, por lo que el proceso de supervisión es el nivel más detallado de control, pero que se apoya en diferentes herramientas para observar y analizar aspectos más amplios y en plazos de mayor tiempo.

La planeación y el control de operaciones se ocupan de la toma de decisiones relacionados con los procesos de producción, de tal manera que los productos o servicios se produzcan de acuerdo con las especificaciones y fechas de entrega, en las cantidades y distribución requeridas y con el tiempo de procesamiento mínimo. Toda esta estructura resulta indispensable para que la planeación controlada funcione de la mejor manera, ya que así se garantiza una calidad en el bien o servicio que la empresa produzca.

Actualmente las herramientas tecnológicas son indispensables para apoyarnos en los diferentes procesos administrativos por los que una empresa va pasando para crecer, por eso es importante crear una cultura de utilización de herramientas como complemento a su trabajo. Existen siete herramientas básicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos en los mas distintos contextos de una organización.

  • Gráfica de control

    Define los límites de capacidad del sistema, los que con una previa comparación con los límites de especificación pueden determinar los próximos pasos en el proceso de mejora.

  • Hoja de control

    Sirve para recoger datos y clasificar las informaciones según, determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias.

  • Diagrama causa-efecto

    Sirve para solventar problemas de calidad y actualmente es utilizado alrededor de todo el mundo. También es llamado “diagrama espina de pescado” porque su forma es similar al de un esqueleto de un pez.

  • Estratificación

    Es la clasificación de la información recopilada sobre una característica de calidad.

  • Gráfica de dispersión

    Es el estudio de dos variables y de cómo varía una con respecto a otra.

  • Histograma

    Es la presentación de una serie de medidas clasificadas y ordenadas de manera que formen filas y columnas.

  • Diagrama de Pareto

    Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los generan. Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.

Uno de los paquetes más utilizados para el control es el Balance Scorecard, en el que el planeador administrativo introduce indicadores y estándares en el momento de la planeación, que durante la ejecución se van comparando sistemáticamente y proporcionan puntos de supervisión en la fase de control.

Otra herramienta que incluye todo el proceso de planeación y gestión de negocios es el modelo PIENSO (Prospectiva, interactivo, estratégico, nuclear o funcional, sustentable de las organizaciones) que, desde una visión teórica y sistemática, plantea cómo se relacionan en el proceso de planeación y de gestión de negocios y de las organizaciones.

Los controles generales pueden ser considerados en términos de la cantidad, tiempo y costo de los bienes y/o servicios que son operados y comercializados a los clientes; son los que en primera instancia los administradores supervisan porque de una manera objetiva podrán identificar las desviaciones con lo planeado respecto a lo real, buscando identificar la causa o causas que originan dicha variación y así poder aplicar los correctivos suficientes y oportunos para acercarse a lo establecido en el plan.

Un control general de la calidad resume de una manera muy compleja la percepción que el cliente tiene del bien o servicio del negocio, por lo que deberá mantenerse una continua interacción con los clientes para poder satisfacer sus necesidades y aspiraciones. Cuando éste ejercicio de control se desarrolla tomando en cuenta la responsabilidad con respecto a la sociedad y al medio ambiente se puede decir que es un control general de sustentabilidad.

Los controles de cantidad, tiempo y costo son de carácter cuantitativo; para el caso de la calidad como su nombre lo indica, se mide cualitativamente. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe de reunir un cierto producto o determinadas funciones de la empresa.

Autoevaluación

Arrastra cada una de las palabras y coloca el concepto que complete correctamente el párrafo.

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Los sistemas de _______________ de gestión en la mayoría de las organizaciones son construidos en torno a _______________ y metas financieras que tienen poca relación con el progreso en el logro de los objetivos _______________ de medio y largo plazo. Uno de los paquetes más utilizados para el control es el Balance Scorecard, en el que el planeador administrativo introduce indicadores y _______________ en el momento de la planeación, que durante la _______________ se van comparando sistemáticamente y proporcionan puntos de _______________ en la fase de control.

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